归档文件整理规则

safety

中华人民共和国档案行业标准（DAT／22--2000）
归 档 文 件 整 理 规 则
The arrangement rule of filing documents
　   


1. 范围

　　本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。

2.定义

　　本标准采用下列定义。

　２.１归档文件
　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　２.２归档文件整理
　　将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

　２.３件
　　归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3. 整理原则

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
  
4 .质量要求

　４.１归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制

　４.２整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5 .整理方法

　5.1 装订
　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前,复制件在后转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
　
　 5.2 分类
　　归档文件可以采用年度--机构（问题）--保管期限或保管期限--年度--机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
　　5.2.1 按年度分类
　　　将文件按其形成年度分类。
　　5.2.2 按保管期限分类
　　　将文件按划定的保管期限分类。
　　5.2.3 按机构（问题）分类
　　　将文件按其形成或承办机构（问题）分类(本项可以视情况予以取舍)。
　
　5.3 排列
　　归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
　
　5.4 编号
　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项(见图A1。图中"*"号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)

　　5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
　　5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
　　5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
　　5.4.4 件号：文件的排列顺序号。
　　件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件：号的编制方法为在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
　　5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

　5.5 编目
　　　归档文件应依据分  
                                    
                  
              
            
            
              
            
            
              源自：